Cómo el ahorro de 20 millones de libras de un ayuntamiento es una llamada de atención para los servicios públicos

El Ayuntamiento de Caerphilly ha recortado más de 20 millones de libras en su primer año de trabajo con consultores empresariales, Perago, con una hoja de ruta para ahorrar otros 45 millones de libras para 2027.

Perago, una consultora con sede en Swansea que trabaja con organizaciones del sector público, como autoridades locales, el Ministerio del Interior, NHS Wales y el Gobierno de Gales, para garantizar que se cuente con las personas, los procesos, la estructura y la tecnología adecuados para ser más eficientes y gestionar mejor el presupuesto.

Al igual que muchas autoridades del Reino Unido, el Ayuntamiento de Caerphilly se enfrentaba a una mayor demanda de servicios, además de importantes déficits de financiación. Necesitaban ahorrar dinero y adaptarse para satisfacer las cambiantes necesidades y expectativas de la comunidad en el contexto pos-COVID. Para garantizar que seguían satisfaciendo las necesidades de sus comunidades y, al mismo tiempo, reduciendo el gasto en más de 65 millones de libras, necesitaban cambiar.

El proyecto inicial comenzó con un taller de dos días entre los consultores y el Ayuntamiento de Caerphilly, pero después de comprender el alcance de lo que era necesario hacer, el ayuntamiento invirtió 1.8 millones de libras en Perago con un retorno de 20 millones de libras en el primer año. Durante los dos años, Perago ayudó al Ayuntamiento de Caerphilly a ahorrar 20 millones de libras desarrollando procesos, mejorando los servicios, combinando funciones y responsabilidades, utilizando mejor el software existente y aprovechando los contratos existentes para ahorrar el dinero de los contribuyentes.

Victoria Ford, directora general de Perago, analiza cómo otras autoridades pueden aprender de la inversión y el trabajo del Ayuntamiento de Caerphilly:

“Lo que hemos hecho por el Ayuntamiento de Caerphilly se puede replicar en diferentes autoridades y organismos para realizar grandes mejoras y utilizar el dinero de los contribuyentes de formas mucho más eficientes.

Las organizaciones a menudo necesitan apoyo para reevaluar su estructura en cuanto a los productos o servicios que deben ofrecer, cómo optimizar el uso de la tecnología digital y los tipos y la cantidad de roles necesarios. A menudo, se presentan los mismos desafíos en muchas organizaciones.

Adoptamos un enfoque integral para la transformación organizacional, lo que implica asegurar que las personas adecuadas con las habilidades necesarias estén disponibles para respaldar la prestación del servicio. Esto a menudo implica una organización más pequeña con personal que abandona el negocio, pero esto se realiza en función de las necesidades de los usuarios, no como un fin en sí mismo.

Perago ha creado una hoja de ruta para que el consejo implemente más cambios y, si estos cambios los realiza el equipo del consejo, esto le ahorraría al consejo otros 45 millones de libras para 2027.

Ayudaron a cambiar el enfoque del consejo, basado en cascada y basado en la tecnología, para el cambio, y la ausencia de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) central, lo que provocaba retrasos y una alineación deficiente. También observaron que no siempre se establecía una rendición de cuentas clara ni una interacción regular, lo que provocaba retrasos en la toma de decisiones y la ejecución.

Se implementó un enfoque de diseño de servicios centrado en el usuario para centrarse en sus necesidades y mejorar los servicios y la eficiencia. Se mapearon las experiencias de los clientes para identificar mejoras en el servicio y el equipo organizó reuniones semanales, con la participación de concejales y políticos, para mantener el dinamismo y promover la transparencia.

También se estableció una estrategia para implementar un proceso centralizado de aprobación de gastos, lo que contribuyó a garantizar el control del gasto. Se implementó un Proceso de Nueva Iniciativa (PNI) para garantizar que las decisiones de gasto estuvieran respaldadas por modelos financieros y un análisis costo-beneficio.

Muchos organismos locales dependen de una amplia gama de proveedores y productos, pero algunos de ellos no se estaban aprovechando al máximo. Perago identificó funciones sin utilizar y trabajó para optimizar las herramientas existentes antes de considerar nuevas inversiones.

Victoria también afirma:

“La mayoría de las autoridades tienen múltiples áreas diferentes en las que pueden ahorrar dinero, y nuestro trabajo es ayudarlos a identificarlas para que el dinero se pueda destinar a los servicios que necesitan los residentes y las comunidades.

Me complace enormemente que nuestra colaboración con un ayuntamiento haya supuesto un ahorro de 65 millones de libras, de los cuales 20 millones ya están en el banco. Este dinero puede ser muy útil para proyectos que realmente importan en las zonas locales, y nos entusiasma ver el impacto de nuestro trabajo.

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